Cezary Paszczyk Badanie w formie audytu zewnętrznego firmy jest doskonałą okazją do rozwoju dla każdego rodzaju przedsiębiorstwa. Weryfikacja tego typu jest przeprowadzana przez obiektywnego audytora, który bezstronnie ocenia wszystkie procesy obowiązujące w firmie. W ten sposób właściciele przedsiębiorstwa uzyskują informacje odnośnie możliwych błędów, zanim się pojawią. Pozwala to oszczędzić nie tylko pieniądze, ale również czas. Sprawdź, jak przygotować się do audytu, tak aby przyniósł on jak najwięcej korzyści dla Twojej firmy.
Zalety przeprowadzenia audytu zewnętrznego firmy
Audyt jest niestety często utożsamiany z negatywnie kojarzoną kontrolą. Pracownicy obawiają się, że zostaną obnażone ich niedociągnięcia, a właściciele firmy martwią się o kwestie organizacyjne. Stres związany z przeprowadzeniem audytu zewnętrznego firmy jest jednak zupełnie niepotrzebny. Ten proces ma przede wszystkim na celu usprawnienie procesów w firmie. Dzięki temu wykonywanie obowiązków służbowych stanie się bardziej intuicyjne i mniej monotonne.
Ogromną wartością jest możliwość przeprowadzenia audytu przez osobę z zewnątrz organizacji. W ten sposób audytor będzie w stanie zachować obiektywizm i na chłodno oceni każdy z aspektów poddawanych weryfikacji. Takie podejście umożliwi zapobieganiu powstawaniu problematycznych sytuacji lub błędów, które niosą za sobą straty finansowe.
Jak przygotować się do audytu?
Pomimo wielu zalet związanych z przeprowadzaniem audytu zewnętrznego firmy, sam proces może być mało przyjemny dla pracowników. Dlatego kluczowym aspektem przed każdą weryfikacją tego typu jest odpowiednie przygotowanie do audytu nie tylko przedsiębiorstwa, ale również pracowników.
Pierwszą zasadą, której warto się trzymać, jeszcze przed przeprowadzeniem audytu, jest transparentność w stosunku do pracowników. Osoby pracujące w konkretnej organizacji może stresować spotkanie z audytorem i w obawie przed utratą pracy, nie będą do końca szczere. Dlatego tak ważnym elementem jest wytłumaczenie przez menadżera celu audytu. Weryfikacja nie jest w żaden sposób powiązana z redukcją miejsc pracy, lecz jej nadrzędnym zadaniem jest przeanalizowanie zastanej sytuacji. Transparentnie przeprowadzony audyt przyczyni się do polepszenia warunków pracowników.
Bardzo dobrą praktyką jest wyznaczenie jednej, konkretnej osoby, która będzie zajmowała się przygotowaniem całej dokumentacji, sporządzeniem listy pracowników oraz zebraniem innych plików niezbędnych podczas audytu. W ten sposób właściciel firmy zyska pewność, że audytor będzie mieć wgląd do wszystkich potrzebnych mu dokumentów. Kolejna zaleta tego rozwiązania, to sprawienie, że wyznaczony pracownik poczuje się doceniony i wyróżniony.
Zarówno właściciele, jak i pracownicy nie powinni czuć dyskomfortu związanego z wizytą audytora. Jeśli cokolwiek podawane jest w wątpliwość, lepiej zapytać osobę przeprowadzającą audyt. Jakiekolwiek niejasności lub domysły nie wpływają pozytywnie na cały proces. Jednym z najistotniejszych etapów podczas weryfikacji, jest spotkanie podsumowujące. Jest to moment, w którym będą wymieniane zarówno pozytywne aspekty funkcjonowania firmy, ale również te, które wymagają usprawnienia. To na właścicielach przedsiębiorstwa ciąży odpowiedzialność wprowadzenia zmian i polepszenia procesów.